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聪明人是怎样用“番茄工作法”实现目标的?

编辑:人力君

" 时间是个贪婪的赌徒,从不作弊,逢赌必赢。"

——波德莱尔《时钟》

第 385 天想辞职

秋天来了,等长假的大部分职场人,又陷入了新一轮的焦虑:

第 385 天想辞职。

具体表现,请按实际情况认领:

周日晚上一点半,明早要交的任务只字未动,而自己还在刷手机。

恨不得立马就写辞职报告,打开 word 继续工作。

忙忙碌碌,写周报时抓耳挠腮,怎么好像什么也没干?

朋友圈、淘宝、微博、电视剧……拼命向你招手,你飞奔而去的同时还不忘喊:" 我太难了!"

工作延期,任务超时,想想即将来临的年底,想想即将被考核的绩效,第 386 天想辞职的日子来了。

究竟是哪里出了问题?

为什么我们会感觉 " 撑不下去 "

每天,我们上班、工作、下班,但心里空荡荡的,不知道自己都干了些什么。面对琐碎事务缠身,主要任务又停滞不前时,眼看 deadline 日渐逼近,我们被一个又一个 " 未完成 " 状态逼入死角,透不过气来。

" 你不能连续加班超过 5 天,否则,任何高效的生产力都将沦为笑话。"

谷歌的一位董事谈到:"对不懂时间和项目管理的新人来说,他们恨不得一天有 48 个小时,可这种状态是十分危险的。"

我们似乎找不到对抗时间流逝的方法。

1987 年 9 月,大学的弗朗西斯科 · 西里洛在为期末考试复习《社会学》,他需要在那天下午完成第一章的内容。

" 我能真的学习 10 分钟吗?就 10 分钟?" 于是,他素手从厨房拿了个番茄形的厨房定时器,颇有自知之明地设置了 2 分钟。

任务清晰却令人却步,翻过两页后,他的思维进入了 " 自嗨 " 模式:"我要通过考试 "" 我还有三本书要读 "" 考试前的时间所剩无几了 "" 我做不到 "" 我集中不了精神 "" 我老是被干扰 "" 我可能得停下来,推迟考试了 "," 我得停下来,先干点别的 "

就在大脑跑火车正跑得欢的时候,定时器响了……好在脑子里那片汹涌澎湃的海,也平静了下来。

西里洛为自己能看下去 2 页书而开心,尽管这效率在今天看来低得可怜。

就这样,定时器的设置慢慢地从一开始的 2 分钟,变成后来的 25 分钟。西里洛重获了镇静和控制力,他不仅通过了考试,还在未来的工作中取得了颠覆性的成就。因为那个番茄形的计时器,西里洛给这个方法取名叫 "番茄工作法"。

番茄工作法简单说起来风格极其简约,常用到的工具只有 3 样:一支笔、一张今日待办任务表、一个定时器。

1 个番茄时间 30 分钟,25 分钟工作,5 分钟休息。连续 4 个番茄时间后,休息 15 到 30 分钟,你自己来定。

排好优先次序,将今天要做的任务填入 " 今日待办任务 " 表。

下一步,定时器定好 25 分钟,开始列表上的第一个任务。

25 分钟结束,在任务后第一个方格中画 ×,尽情休息 5 分钟(不要做任何脑力劳动!倒个水、溜达溜达都行),再开启下一个番茄时间。如果你在预测的番茄时间内刚好完成任务,就将这项活动划掉。

一天结束之际,在最后一个番茄时间里填一个记录表,将今天的工作可视化。

如何不让你的工作节奏被打乱

实际上,比起有人找你聊天这种外在干扰,来自自己大脑的内生干扰才是一天中我们遇到的最多的 " 敌人 "。所谓知己知彼,百战不殆,我们得先认识一下这两种不同的干扰。

1、将干扰可视化

外在干扰:比如每当有人或有事要中断番茄时间,就在番茄时间记号旁画上一条短横线(-)。

内生干扰:比如想刷个微博,每产生一个内在干扰,就迅速在当前任务后画个撇号(‘),产生一个画一个。

2、决定处理方式

假如生出的干扰活动必须在当天完成,就在 " 今日待办任务 " 表的 " 计划外 & 紧急 " 一栏记下它(还可以在左边加上截止时间,用括号括住),单独开一个番茄钟处理。

假如事情真的十分紧急,不得不中断番茄时间,那么直接将进行中的番茄时间作废,就算定时器快响了也一样。我们的原则之一是:一个番茄时间不可切分。

假如这项活动不重要,就告诉对方,你会在 25 分钟后回复他 / 她。

3、我们的目标

我们的目标是要接受这个干扰,客观地看待它们,并安排时间满足它们。

很有意思的是,通常情况下,需要立马处理的紧急情况在现实生活中少之又少的。过了 25 分钟或者 2 个小时(4 个番茄时间)再去处理那些 " 紧急事件 " 总是行得通。

当然,也很有可能的是,你在告诉对方 "25 分钟后回复他/她 " 之后,过了几个小时甚至是第二天才腾出时间来处理对应的事件,这全看事情有多紧急和多重要。

事实上,把事情稍微往后推一推,不会给尝试和你沟通的人带来什么损失,却可以让你的大脑更有效率地运作,按照原计划处理任务、重新安排紧急事件

这样做多了,你就会发现,所谓的 " 紧急事件 " 常常可以被推迟到第二天再处理,而且真的不会让找你做事的人感到失望。

为什么加班?为什么不加班?

一个人 " 不能连续加班超过 5 天,否则,任何高效的生产力都将沦为笑话。"

对于番茄工作法来说,时间表告我了我们,什么时候我们必须休息。具体来说,就是时间表决定了我们在什么时候吃午饭,什么时候下班。

比如:8 :30 — 13 :00,14 :00 — 17 :30(具体对应的番茄钟的分配可能是[1+3]+[4],[4]+[2])这就是一个有效的时间表,决定了我们必须在下午一点时吃午饭,在下午五点半结束一天的工作。

时间表将工作时间和自由时间区分开来,自由的休闲时间用来补充我们大脑的能量。如果没有休闲时间,创造力、兴趣和好奇心就会统统消失不见,我们只能不停地消耗自己,直到能量耗尽。毕竟,没有油,发动机就跑不起来。

时间表还可以度量一天的成果。因为一旦我们整理好 " 今日待办任务 " 工作表,我们的目标就是在既定的时间里以最高质量完成工作表里的活动。

如果时间用尽工作却没完成,我们可以很清晰地回想起来、弄明白是哪里出了问题。在这个过程中,我们还能得到极其宝贵的信息,那就是一天内,我们能不被打断地完成几个番茄时间。

严格遵守时间表对我们没有坏处,但我们常常不尊重它。

举个例子,假如现在是下午三点,在这之前,你几乎浪费了一天的时间,根本没有完成你预期的任务量。于是,你告诉自己:" 今天,我要熬夜把时间补回来。"

于是,英雄主义裹挟着内疚感摧毁了时间表设置的界限,结果,第一天晚上你的状态不佳,第二天晚上也不佳,此后每个晚上都是如此。时间表越是累积性地被延长,任务就越完不成,内疚感就会飙升。为什么会这样?为什么扮演英雄还不够?为什么以工作名义牺牲的时间不能减轻内疚感?

因为这里存在一个危险的恶性循环时间表延后,脆弱性上升,生产力便下降,接着时间表再度被延后。周而复始。

于是一个搞笑的发现来了:不遵守时间表,成为了时间表最大的风险之处。

当然,也有可能发生十分重要的、截止日期迫在眉睫、你不得不加班的情况。这样的超时工作你可以编入你的时间表,用来暂时提高自己的生产力。

但是,为了达到理想效果,避免陷入恶性循环,你不能连续超过五天加班。最好的办法,是给这段特殊时期设置特别的时间表,并留有一定的恢复期来应付之后出现的生产力下降的问题。因为,一张有效的时间表总是留有足够的时间让你恢复精力。

精力的衰竭,不能让我们在工作中想出什么好点子。就好比每一个精美的设计装帧是每天坐办公室里的人永远都无法想到的。

我们常以为让自己处于所谓的 " 闭关 " 状态是多么好的一个状态,可创造力永远不可能在真空中产生:

" 我们常常很难发觉环境对创造力的限制。我们不敢让手机静音,不敢不回电子邮件,以为这样就可以离工作更近,但其实我们陷入了思维定势的困境。我们妄下判断,认为这是思考的唯一方法,这是做事情的唯一途径,但直到我们在泳池边打了个盹,手里拿着一杯凤梨奶霜,觉得已经把工作抛开了十万八千里,但是梦寐以求的答案却会忽然在脑海中显现。"

本篇文章部分内容,引用自弗朗西斯科 · 西里洛(Francesco Cirillo)本人所著的《番茄工作法》(The Pomodoro Technique),该书唯一被授权的简体中文版由北京联合出版公司出版。

[ 今日荐书 ]

《番茄工作法》

书名:《番茄工作法》

作者: [ 意 ] 弗朗西斯科 ·西里洛

出版:北京联合出版社

创始人毕生心血之作,已售 11 国版权,

时间管理领域扛鼎作品!

《华尔街日报》《哈佛商业评论》《卫报》《每日邮报》联袂推荐

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