每天都用微信办公的你,可能不知道这些小技巧能让你摆脱低效

少数派 01-23

如今,拥有 9 亿多用户数量的微信已经成为了连接人与人、人与生活的桥梁。可当我们在享受微信带给我们的便利时,我们也曾因为微信在办公方面功能的缺失而越发焦虑。或许你和我一样都不曾把「微信」视为办公工具,但是却由于工作原因不得不在微信办公时,那么你至少应该知道这些技巧,它们将会显著提升你的微信办公效率。

微信自带的功能

你可能每天都用到微信,当却不一定知道它自带了这些功能:

对话设置「提醒」

当收到同事或领导发来微信办公内容时,我们虽然会及时回应,但是却又常常忘记。这时,其实你可以将对话内容长按设置提醒时间,让工作如期完成。不过,微信提醒不支持 1 小时内的时间。

操作步骤:长按对话内容 - 点击最右的「三角箭头」 - 选择「提醒」,然后设定提醒的时间即可。微信将会在你设定的时间到来时将该内容通知给你。

快速定位「聊天内容」

很多时候,微信的办公环境常体现在「群聊」的成员交流中,但毫无主次且内容众多的时间线,会让你在寻找和工作相关的内容时非常麻烦,不能快速定位。这时候,我们可以通过「查找聊天内容」来解决。

在微信群聊详情界面中,点击「查找聊天内容」,这时界面除了搜索框外还有 7 个快速搜寻的子选项(群成员、日期、图片及视频、文件、链接、音乐、交易)。这意味着查找聊天内容时你可以先选择以上任意一个选项,再进一步搜寻,快速定位。

例如:我想查找 A 在群聊中的发言记录时,点击「群成员」- 选择 A ,即可出现 A 在群聊中的聊天内容。

当然了,查找内容是建立在未删除群聊聊天记录的基础上。

学会多利用「收藏」与「笔记」

微信的「收藏」其实是一个很容易被人轻视的功能。它不仅支持对收藏的多种格式资料进行标签整理,还支持多功能的笔记记录和手机与电脑端的同步。

当同事发来办公文件或自己看到值得保存的文件时,你可以收藏起来进行标签分类;当需要用到时,不仅可以方便打开,还可以在聊天窗口将「收藏」中的文件发送出去。

在「收藏」中,你还可以添加笔记。

当你在处理收藏文件时或公司会议讨论中需要笔记记录时,你可以在「收藏」界面中点击右上角的「+」开始记录内容。「笔记」不仅可以插入图片、地址、语音,还支持添加待办事项;如果你怕任务被遗忘,你还可以将其在聊天界面中置顶。笔记的所有文件都支持发送给他人,甚至还支持保存为图片后再分享。

同样地,微信还为「收藏」提供了快速搜寻支持。令人遗憾的是,每个微信用户的「收藏」空间仅为 2 GB。

调用其他存储空间

在前面,我们提到了微信「收藏」有限的存储空间,一旦涉及到更多(大)的办公文件整理时,它便无能为力。这时,就需要调用其他存储空间。在 iOS 版本中,微信支持直接调用系统原生的「文件」应用 ,你不仅可以将文件存储至内,还可以将其内容对外发送。

存储操作步骤:对话窗口中点击文件并下载 → 用其他应用打开 → 存储至「文件」。

发送

操作步骤:对话窗口点击「+」选择「文件」,调用 iCould Drive(或者其他存储服务,例如 Dropbox、坚果云……),选择所需文件发送即可。

利用专业办公应用联动微信

如果微信自带功能并不能满足你的办公需求或解决痛点,那你或许可以试试用专业办公应用与微信之间的联动,它们将会辅助你更好地办公。

文件收集与整理:印象笔记

很多人使用 印象笔记 的原因是强大因为的收集功能,它几乎能为你收集你所看到的全部内容,就算在微信也是如此。

当你在微信中遇到想收藏下来或在其他设备稍后读的文件资料时,你可以利用印象笔记专门为微信使用场景开发的公众号:我的印象笔记。它能为你保存重要的资料文件,即使原资料文件被删除或被过期清理,你也依然可以在印象笔记中阅读。

操作步骤:关注公众号「我的印象笔记」- 绑定账号 - 长按需要保存的内容 - 点击「多选」- 点击底栏最右「…」- 选择「我的印象笔记」即可。

保存成功后,印象笔记将会在笔记本中新建「微信」笔记本来保存这些内容。

任务管理:滴答清单

滴答清单 是一款拥有跨设备云同步、周期提醒、清单管理、清晰分类、协作和集成日历的应用,我们可以利用它与微信的联动,更好地帮助自己高效完成任务和规划时间。

当你在微信收到同事或领导发给你信息后,你可以直接将其存入滴答清单作为待办事项;当你在微信中处理多项代办事项时,你可以无需专门打开待办事项应用,只需在滴答清单公众号的对话窗口发送事项即可成功创建,你甚至还可以直接发送一段语音便可成功创建任务。

操作步骤:关注公众号「滴答清单」- 绑定账号 - 长按需要保存内容 - 点击「多选」- 点击底栏最右「…」- 选择「滴答清单」即可。

任务创建成功后,装有滴答清单应用的设备将会在规定时间内推送通知。

团队协作:Teambition

Teambition 是一款曾被 App Store 首页推荐的国内效率类应用,它能帮助团队轻松共享和讨论工作中的任务、文件、分享、日程等内容,让团队协作更加高效。

当你的同事与领导对这类软件的意义不明确且不想下载客户端时,连接微信服务号的 Teambition 无须先注册,直接分享项目,对方便能立刻成为项目成员,与你展开协作。同时也无需客户端,在微信上便能接收和查看来自 Teambition 的项目新动态和项目进展。让工作更简单!

图 / teambition 官网

操作步骤:关注公众号「Teambition」- 项目进展 - 绑定账号。

关联阅读:《Teambition 接入「微信服务号」》

定期整理及备份文件

整理、备份文件是提高办公效率不可缺少的一步,在微信中也是如此。以我个人使用场景来说,我选择将在微信收到且值得保存的文件存储至 iCloud Drive 或添加到微信「收藏」。

我偶尔遇到的微信办公的场景常常会是文件的传阅及修订,当该项目结束后,我所保存的文件就会有涵盖项目初期、中期、末期,同一份内容会存储多个版本(而我只需最终的版本),这不仅不利于我后期的搜索,还会减少我有限的存储空间。

由于我使用较多的是苹果设备,当我准备开始微信办公某个项目前,我会现在 iCould Drive 中新建该项目文件夹,然后在其中新建「收集」、「整理」、「完成」三个子文件夹,分别存放不同时期在微信收到的文件。

当项目完成后,我便打开「滴答清单」公众号对话窗口,发送某个时间整理某项目文件即可创建任务。

此外,我也可以利用微信「收藏」灵活的标签来整理文件,将收到的文件打上标签,在搜索和整理时便可快速定位。

如果你还在为微信办公的低效而郁闷,那么你不妨试一试以上这些技巧。如果你有更多的好技巧,也欢迎你在评论中与大家分享。

相关标签: 微信 icloud ios 任务管理

少数派
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最新评论
Phoenix King
02-01
13
人说两情若在永相望.
01-25
微信的群也叫群?不就是个讨论组么
-源源不断-
01-24
每天在编辑部用微信的你,今天才知道谢这些小技巧?
fei-derder
01-24
小编加油哦!
等待的盡頭小编你才知道呀!实习生吧!
fei-derder
01-24
态度端正,企鹅就喜欢!
D调的木客学了几招
fei-derder
01-24
哈哈😄
-源源不断-小编又来骗流量
fei-derder
01-24
这是多么伟大的理想啊!!!
此号已完全tmd注销终极技巧:卸载微信
fei-derder
01-24
已经节奏背带了😂😂😂
情迷贝多芬007求腾讯别发软文了,2018年没几天,也太频繁了……
此号已完全tmd注销
01-24
终极技巧:卸载微信
-源源不断-
01-24
小编又来骗流量
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